По мере того как электронный документооборот становится популярнее, он упрощает работу компаний, которые обмениваются документами с контрагентами. Рассмотрим, чем электронный документооборот отличается от бумажного, разберём преимущества и недостатки этих методов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис ЭДО.
Что такое ЭДО
Электронный документооборот — это система отслеживания, хранения и управления документами в электронном виде. Она помогает наладить обмен документами в стандартном электронном формате между партнерами. ЭДО заменяет отправку бумажных документов по факсу, почте и e-mail.
Документы в ЭДО — это заверенные квалифицированной электронной подписью файлы, которые имеют юридическую значимость и приравниваются к бумажным документам. А еще — их не нужно хранить на бумажном носителе.
Как это работает
Сотрудник компании в браузере открывает личный кабинет услуги и находит контрагентов по ИНН, КПП или названию компании. Далее загружает документ с компьютера или создает его в личном кабинете через готовый конструктор и направляет контрагенту. Контрагент получает его практически мгновенно. При необходимости контрагент удостоверяет документ электронной подписью или отказывается от подписания.
Использование электронного документооборота в бизнес-процессах ускоряет работу с партнерами и сокращает затраты на бумагу и офисную технику. Компании внедряют ЭДО все чаще — в период с 2020 по 2021 год увеличилось количество электронных документов.
Чем электронный документооборот отличается от бумажного
Электронный документооборот отличается от бумажного способом передачи и хранения документов. Сравним электронный и бумажный документооборот подробнее.
Документы признаются оригиналами и обладают юридической силой?
В ЭДО и на бумаге — да.
Может ли документ быть утерян?
В ЭДО — нет. На бумаге — да.
Насколько прозрачен документооборот?
В ЭДО видна история документа — кто и когда его подписал и отправил. На бумаге виден только подписант.
Сколько времени потребуется для передачи?
В ЭДО это происходит мгновенно. На бумаге — от 2 до 10 рабочих дней. Зависит от местонахождения компании и почтовой службы.
Нужно ли использовать оргтехнику?
В ЭДО — нет. На бумаге — да.
Есть ли поиск по ключевым словам?
В ЭДО — да. На бумаге — нет.
Как видим, обмен документами в электронном виде — способ более эффективный. Он помогает сокращать траты на офисную технику и расходные материалы, освободить архивы и оптимизировать управление документами.
Преимущества ЭДО
- Повышение эффективности бизнес-процессов. Обмен документами становится быстрее — ресурс сотрудников можно направить на достижение других целей компании.
- Сокращение расходов. Благодаря оцифровке документов больше не придется платить за доставку курьером или покупать бумагу, папки и другие расходные материалы.
- Повышение безопасности документооборота — передача данных защищена шифрованием.
- Документы передаются в государственные органы быстрее и легче. Суды и налоговые органы принимают в качестве оригиналов электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью.
- Экономия места в архивах — электронные документы хранятся на защищенном сервере.
Мифы об ЭДО
- Введение электронного документооборота занимает очень много времени
Чтобы начать использовать электронный документооборот, нужно некоторое время, чтобы согласовать условия, назначить ответственных сотрудников и получить сертификат электронной подписи. Но если у компании уже есть этот сертификат и ее устраивает веб-версия ЭДО, то можно сразу настроить электронный обмен документами.
- Если партнер приобрел сервис ЭДО у другого поставщика, обмен документами невозможен
Даже если у вас и партнеров разные поставщики сервиса ЭДО, для электронного обмена документами можно использовать роуминговое соединение.
- Для работы с ЭДО требуется полноценное обучение сотрудников
На самом деле пользоваться личным кабинетом сервиса ЭДО очень просто — достаточно ознакомиться с его интерфейсом.
Как перейти к электронному документообороту
- Выберите поставщика сервиса ЭДО. Он должен отвечать требованиям безопасности, иметь необходимый функционал, поддерживать роуминг и использоваться партнерами.
- Проанализируйте документооборот и скорректируйте работу сотрудников.
- Регламентируйте работу в ЭДО и запланируйте ознакомление персонала с интерфейсом личного кабинета сервиса ЭДО.
- Опишите во внутренних документах компании работу в ЭДО.
- Назначьте ответственных сотрудников.
- Сообщите партнерам о переходе на электронный документооборот по e-mail и разместите новость на сайте компании.
Как установить связь с контрагентами в ЭДО
Установить связь с контрагентами можно несколькими способами. Это зависит от того, использует ли партнер бумажные документы или уже перешел на ЭДО. Если компания работает с документами в электронном виде, ее нужно будет просто добавить в список контрагентов, отправив приглашение. Как только приглашение будет принято, сможете обмениваться документами внутри одного поставщика ЭДО или через роуминговое соединение. Партнеры, которые не перешли на ЭДО, должны будут приобрести сервис, чтобы облегчить обмен. Для этого контрагентам не обязательно подписывать дополнительные документы. Но компании могут подписать составленное соглашение при обоюдном согласии сторон.
Заключение
Электронный документооробот — эффективный способ обмена документами с партнерами. Он поможет снизить расходы на печать и обеспечить быстрый, простой и безопасный обмен документами. Это освободит время сотрудников и направит их на достижение новых целей для развития компании.
