Электронный документооборот (ЭДО) — это процедура обмена цифровыми документами через защищенные каналы связи. Эта система работает в рамках законодательства, поэтому все документы, пересылаемые через ЭДО, имеют юридическую силу. ЭДО позволяет партнерам легко, быстро и безопасно осуществлять обмен различными видами документов, включая универсальные передаточные документы (УПД), договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и многие другие.
Преимущества ЭДО с партнерами
В отличие от бумажных документов использование электронного документооборота с контрагентами обеспечивает множество преимуществ. К ним можно отнести следующие возможности:
- Сокращать временные и финансовые затраты на поддержание архива;
- Уменьшать расходы на печать и доставку бумажных документов;
- Отслеживать все статусы документооборота;
- Предотвращать потери документов;
- Обеспечивать конфиденциальность информации на всех этапах обработки.
Сервисы электронного документооборота предлагают удобный формат взаимодействия с партнерами, соответствие законодательству и экономию ресурсов.
Какие задачи решает ЭДО
Некоторые организации продолжают использовать электронную почту для обмена документами с контрагентами. Этот метод обмена известен как «прямой документооборот». В таком случае компании сами организуют отправку документов и контролируют безопасность передаваемых данных.
Однако основной недостаток прямого обмена документами состоит в том, что счета-фактуры, передаваемые таким способом, юридически недействительны. В соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации п. 1.1 ст. 169 НК РФ, для передачи счетов-фактур в электронном виде следует применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять их через оператора ЭДО.
Задача оператора ЭДО заключается в учете времени отправки и получения документов, сохранении их статусов и проверке подлинности КЭП. Такой порядок электронного обмена гарантирует, что все документы обладают юридической силой и будут приняты налоговыми органами. Кроме того, система ЭДО подробно фиксирует все изменения в документах, обеспечивая прозрачность и надежность.
Как перейти на ЭДО с контрагентами
Для успешного перехода на электронный документооборот с контрагентами компания должна внести соответствующие изменения в свою учетную политику. На этом этапе компания определяет внутренние условия и порядок использования электронного взаимодействия:
- Определение различных видов документов, которые будут передаваться в цифровом формате;
- Установление процедуры и требований к использованию усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), гарантирующей безопасность и подлинность электронных документов;
- Формирование списка уполномоченных сотрудников, которые будут осуществлять операции в рамках ЭДО;
- Подключение к оператору ЭДО;
- Выпуск приказа о переходе на ЭДО с контрагентами;
- Разработка регламента для представления отчетности в налоговую службу (ФНС).
После того, как все соответствующие изменения были внесены в учетную политику компании, можно начать переход на электронный обмен документами с контрагентами. Следующим шагом будет отправка клиентам и партнерам соответствующего соглашения. При этом нет необходимости в заключении отдельных договоров и дополнительных соглашений — достаточно основного соглашения об обмене документами посредством системы ЭДО.
Оператор помогает компаниям настроить ЭДО с контрагентами просто и удобно. Пригласить другие компании или принять приглашение партнеров к обмену документами можно в сервисе ЭДО.
Как подключить ЭДО
Начать работать с ЭДО можно всего за 6 шагов:
- Отправить заявку на подключение сервиса. Например, для подключения услуги «МегаФон ЭДО» понадобятся контактные данные.
- Выбрать оптимальный пакет. В «МегаФон ЭДО» можно бесплатно получать акты, счета‑фактуры, накладные и другие документы, а отправлять — от 4 ₽ за штуку, в зависимости от оператора ЭДО контрагента.
- Заполнить заявление на подключение и выслать менеджеру сервиса.
- Оплатить счет от сервиса и дождаться, пока банк проведет операцию — обычно банк проводит платеж через 1-3 дня.
- Зарегистрироваться в личном кабинете сервиса с помощью КЭП.
- Пригласить контрагентов и начать отправлять электронные документы.
Кратко
Внедрение ЭДО дает компании преимущества, например — уменьшение временных затрат на оформление и передачу документов как партнерам.
Оператор ЭДО обеспечивает юридическую силу и прозрачность документооборота: проверяет подлинность КЭП и фиксирует все изменения в документах.
Для старта работы с ЭДО нужно сделать несколько шагов: определить, какие именно документы будут передаваться в электронном виде, и какие сотрудники будут с ними работать; установить порядок использования УКЭП. После этого к использованию электронного документооборота можно приглашать контрагентов.
